Jak wdrożyć EZD w urzędzie?

Jedno, proste pytanie, a konkretnych odpowiedzi jak na lekarstwo. Korzystając z naszego doświadczenia postaram się odpowiedzieć na pojawiające się pytanie.

Ważnym, jak nie najważniejszym krokiem jest wybór najlepszego systemu dostępnego na rynku. Od tego zależy powodzenie całego przedsięwzięcia. System powinien spełniać oczekiwania oraz wymagania stawiane przez urząd a dostawca powinien wdrożyć system od A-Z.
W obszarze wdrażania systemów EZD w urzędach prym wiodą firmy dostarczające komercyjne rozwiązania na czele których stoi  Madkom SA. Znamy doskonale swój produkt, mamy wykwalifikowaną i doświadczoną kadrę. Wiemy w jaki sposób wdrożyć system, by funkcjonował w całym podmiocie, łącznie z jednostkami organizacyjnymi.

Profesjonalny dostawca zajmuje się instalacją oraz konfigurację systemu. Dostosowuje system do aktualnej struktury organizacyjnej, metodyki pracy, wewnętrznych regulacji i panujących zasad. Wybierając dostawcę oprogramowania warto zwrócić uwagę, w jaki sposób jest wdrażany system, czy i w jaki sposób świadczone jest wsparcie powdrożeniowe i opieka serwisowa.
Zanim wyłonimy dostawcę systemu EZD warto przemyśleć w jakim środowisku zainstalowany zostanie system. Czy będzie to infrastruktura własna urzędu, czy też jedno z rozwiązań „chmurowych”. Dostawca systemu powinien być gotowy, zarówno na instalację systemu w środowisku Klienta jak i poza nim.

Po podpisaniu stosownej umowy, w tym Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych, należy ustalić szczegółowy harmonogram wdrożenia systemu. Po jego zatwierdzeniu należy przystąpić do realizacji poszczególnych korków.

Krokiem, którego nie może zabraknąć jest instalacja oraz konfiguracja systemu. Dostawca powinien skonfigurować system na podstawie pozyskanych informacji z urzędu. Równolegle podejmowane są działania, które mają na celu integrację wdrażanego systemu EZD z systemami funkcjonującymi w urzędzie jak i systemami zewnętrznymi, takimi jak e-Doręczenia, ePUAP, PEF, GUS, itp.
W kolejnych krokach powinny zostać przeprowadzone szkolenia całej kadry, w podziale na grupy tematyczne. Po szkoleniach następuje uruchomienie systemu. Ważne by podczas uruchomienia systemu zapewniona została asysta, świadczona przez wykwalifikowanych kadrę dostawcy oprogramowana. Asysta podczas uruchomień jest jednym z najważniejszych elementów wdrożenia systemu EZD w urzędzie czy jednostce organizacyjnej. To na nią trzeba położyć największy nacisk.

Po uruchomieniu systemu kontakt z urzędem powinien przejąć zespół świadczący opiekę serwisową. Najlepszym rozwiązaniem jest wybór dostawcy, który posiada w swojej strukturze dedykowany zespół, zajmujący się opieką serwisową – tak jak Madkom SA.

W celu umówienia się na niezobowiązującą prezentację i dalsze omówienie procesu wdrożenia aplikacj/i SIDAS EZD w Państwa jednostce zapraszamy do kontaktu https://madkom.pl/kontakt/