SIDAS Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją EZD
System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD z grupy SIDAS ma za zadanie świadczyć wsparcie w zakresie praktycznie wszystkich procesów skupionych wokół elektronicznego obiegu dokumentów i funkcjonalności niezbędnych do zarządzania dokumentacją elektroniczną w urzędzie oraz całej administracji publicznej.
Koncepcja elektronicznej administracji (e-government) zakłada udostępnienie obywatelom i przedsiębiorstwom szerokiej oferty usług publicznych za pośrednictwem Internetu.
Rynek elektronicznej administracji w Polsce nie jest jeszcze w pełni ukształtowany i ciągle rozwija się dynamicznie. Wyniki badań obecnych trendów wskazują, że obywatele i firmy będą coraz bardziej zainteresowani skutecznym dostępem do informacji publicznej. Dotyczy to zwłaszcza informacji wytwarzanych i gromadzonych przez administrację. Oznacza to, że rozwój systemów e-government takich jak elektroniczne zarządzanie dokumentacją EZD powinien iść w kierunku połączenia rozwoju zintegrowanych usług elektronicznych z systemami wsparcia procesów administracji.
Aby funkcjonować efektywnie wszystkie urzędy potrzebują sformalizowanego systemu służącego przechowywaniu, organizowaniu, wyszukiwaniu i przetwarzaniu dokumentów. Użycie w tym celu systemu informatycznego jest efektywne i znacznie łatwiejsze niż stosowanie systemu tradycyjnego, nawet jeśli system obiegu dokumentów miałby być jedynie wspomagającym działania systemu tradycyjnego.
Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją
Pojęcie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) wprowadziła do potocznego stosowania nowa instrukcja kancelaryjna, dotychczas stosowano zwyczajowo nazwę “elektroniczny obieg dokumentów”.
EZD jest najbardziej rozbudowanym modułem systemu SIDAS. Od wielu lat przy współpracy z Klientami powstają coraz bogatsze w funkcje i usprawnienia wersje systemu przez co rosnące wymagania klientów w tym zakresie są na bieżąco zaspokajane.
System umożliwia prowadzenie rejestrów kancelaryjnych pism przychodzących i wychodzących, spisów spraw, poleceń służbowych, umów, uchwał, zarządzeń, ewidencji dokumentów archiwalnych itp. Zarządzanie zbiorami dokumentów prowadzone jest w oparciu o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) zaś proces rozpatrywania wniosków, pism i wydawania decyzji odzwierciedla przepisy zawarte w Kodeksie Postępowania Administracyjnego.
System ponadto umożliwia prowadzenie elektronicznego archiwum zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2011 r. Nr 123 poz. 698 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi.
Najważniejsze moduły SIDAS Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją:
Kancelaria
Dekretacja
Zarządzanie
Referent
Kancelaria – stanowi punkt podawczy i nadawczy zasilający system elektronicznego obiegu dokumentów pismami wchodzącymi jak i wychodzącymi z urzędu. Przyjmowane są wszystkie dokumenty bez względu na sposób ich dostarczenia.
Dekretacja – kolejny etap obiegu pisma. Dekretacja w systemie elektronicznego obiegu dokumentów jest wielopoziomowa. Osoba dekretująca posiada szereg możliwości dekretacji oraz powiadamiania o przychodzącej korespondencji.
Kierownik/Naczelnik/Dyrektor – zarządza sprawami rozpatrywanymi w podległej komórce organizacyjnej. Pismo, które trafiło do kierownika bądź naczelnika prowadzącej sprawę komórki organizacyjnej jest kierowane z tego poziomu do merytorycznego pracownika.
Referent – moduł umożliwiający merytoryczne rozpatrzenie sprawy. W komórce organizacyjnej referent przypisuje pismo sprawie (inicjuje nową sprawę lub przypisuje do istniejącej w elektronicznym obiegu dokumentów). Sprawy są tworzone i numerowane zgodnie z Instrukcja Kancelaryjną oraz Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.
SIDAS System Informatyczny Dla Administracji Samorządowej
Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją wchodzi w skład Systemu Informatycznego Dla Administracji Publicznej SIDAS.
SIDAS to kompleksowy, wielomodułowy system wspomagający pracę jednostek administracji samorządowej w zakresie zarządzania dokumentami, procesami i informacją.