SIDAS EZD - Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD z grupy SIDAS to system realizujący wszystkie procesy skupione wokół elektronicznego obiegu dokumentów oraz posiadający funkcjonalności niezbędne do zarządzania dokumentacją elektroniczną (tryb EZD) w JST – Urzędy Gmin, Urzędy Miast, Starostwa Powiatowe i ich jednostki organizacyjne.
Koncepcja elektronicznej administracji (e-government) zakłada udostępnienie obywatelom i przedsiębiorstwom szerokiej oferty usług publicznych za pośrednictwem Internetu. Wchodzący w grudniu 2023 r. obowiązek doręczania korespondencji przy wykorzystaniu e-Doręczeń w pełni wpisuje się w powyższe założenia.
Rynek elektronicznej administracji w Polsce stale dynamicznie się rozwija. Wyniki badań obecnych trendów wskazują, że obywatele i firmy są coraz bardziej zainteresowani skutecznym dostępem do informacji publicznej. Dotyczy to zwłaszcza informacji wytwarzanych i gromadzonych przez administrację. Oznacza to, że rozwój systemów e-government takich jak elektroniczne zarządzanie dokumentacją EZD powinien iść w kierunku połączenia rozwoju zintegrowanych usług elektronicznych z systemami wsparcia procesów administracji.
Aby funkcjonować efektywnie Administracja Publiczna potrzebuje sformalizowanego systemu służącego przechowywaniu, organizowaniu, wyszukiwaniu i przetwarzaniu dokumentów. Użycie w tym celu systemu informatycznego SIDAS EZD jest efektywne i znacznie łatwiejsze niż stosowanie systemu tradycyjnego.
SIDAS EZD to system będący najważniejszym systemem w jednostce samorządu terytorialnego. Dzięki możliwości integracji z wieloma aplikacjami zewnętrznymi tworzy główne źródło danych i ułatwia zarządzanie nimi. Najważniejsze integracje realizowane przy wykorzystaniu SIDAS EZD to :
– e-Doręczenia
– ePUAP
– aplikacje świadczące e-usługi
– BIP
– TERYT/GUS
– systemy geodezyjne
– systemy podatkowe
i wiele innych.
Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją SIDAS EZD
Pojęcie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) wprowadziła do potocznego stosowania instrukcja kancelaryjna z 2011 r., do tamtego czasu zwyczajowo stosowano nazwę „elektroniczny obieg dokumentów”.
EZD jest najbardziej rozbudowanym modułem systemu SIDAS. Od wielu lat, przy współpracy z Klientami, powstają coraz bogatsze w funkcje i usprawnienia wersje systemu.
System do elektronicznego zarządzania dokumentacją SIDAS EZD umożliwia prowadzenie rejestrów pism przychodzących i wychodzących, spisów spraw, poleceń służbowych, umów, uchwał, zarządzeń, ewidencji dokumentów archiwalnych itp. Zarządzanie zbiorami dokumentów prowadzone jest w oparciu o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) natomiast proces rozpatrywania wniosków, pism i wydawania decyzji odzwierciedla przepisy zawarte w Kodeksie Postępowania Administracyjnego (KPA).
SIDAS EZD umożliwia również prowadzenie elektronicznego archiwum zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2011 r. Nr 123 poz. 698 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi.
Najważniejsze moduły SIDAS EZD:
Kancelaria
Dekretacja
Zarządzanie
Referent
Kancelaria – stanowi punkt podawczy i nadawczy zasilający system EZD pismami wchodzącymi jak i wychodzącymi z urzędu/jednostki. Przyjmowane i wysyłane są wszystkie dokumenty bez względu na sposób ich dostarczenia np. przez e-Doręczenia, ePUAP lub w formie tradycyjnej.
Dekretacja – kolejny etap obiegu pisma. Dekretacja w systemie EZD jest wielopoziomowa. Osoba dekretująca posiada szereg możliwości dekretacji oraz powiadamiania o przychodzącej korespondencji.
Kierownik/Naczelnik/Dyrektor – zarządza sprawami rozpatrywanymi w podległej komórce organizacyjnej. Pismo, które trafiło do kierownika bądź naczelnika prowadzącej sprawę komórki organizacyjnej jest kierowane z tego poziomu do merytorycznego pracownika.
Referent – moduł umożliwiający merytoryczne rozpatrzenie sprawy. W komórce organizacyjnej referent przypisuje pismo sprawie (inicjuje nową sprawę lub przypisuje do już istniejącej w EZD). Sprawy są tworzone i znakowane zgodnie z Instrukcja Kancelaryjną oraz Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.
SIDAS System Informatyczny Dla Administracji Samorządowej
Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją wchodzi w skład Systemu Informatycznego Dla Administracji Publicznej SIDAS.
SIDAS to kompleksowy, wielomodułowy system wspomagający pracę jednostek samorządu terytorialnego (Gminy, Miasta, Powiaty) w zakresie zarządzania dokumentami, procesami i informacją.
