SIDAS EZD - Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją

System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD z grupy SIDAS  to system realizujący wszystkie procesy skupione wokół elektronicznego obiegu dokumentów oraz posiadający funkcjonalności niezbędne do zarządzania dokumentacją elektroniczną (tryb EZD) w JST – Urzędy Gmin, Urzędy Miast, Starostwa Powiatowe i ich jednostki organizacyjne.

Koncepcja elektronicznej administracji (e-government) zakłada udostępnienie obywatelom i przedsiębiorstwom szerokiej oferty usług publicznych za pośrednictwem Internetu. Wchodzący w grudniu 2023 r. obowiązek doręczania korespondencji przy wykorzystaniu e-Doręczeń w pełni wpisuje się w powyższe założenia.

Rynek elektronicznej administracji w Polsce stale dynamicznie się rozwija. Wyniki badań obecnych trendów wskazują, że obywatele i firmy są coraz bardziej zainteresowani skutecznym dostępem do informacji publicznej. Dotyczy to zwłaszcza informacji wytwarzanych i gromadzonych przez administrację. Oznacza to, że rozwój systemów e-government takich jak elektroniczne zarządzanie dokumentacją EZD powinien iść w kierunku połączenia rozwoju zintegrowanych usług elektronicznych z systemami wsparcia procesów administracji.

Aby funkcjonować efektywnie Administracja Publiczna potrzebuje sformalizowanego systemu służącego przechowywaniu, organizowaniu, wyszukiwaniu i przetwarzaniu dokumentów. Użycie w tym celu systemu informatycznego SIDAS EZD jest efektywne i znacznie łatwiejsze niż stosowanie systemu tradycyjnego.

SIDAS EZD to system będący najważniejszym systemem w jednostce samorządu terytorialnego. Dzięki możliwości integracji z wieloma aplikacjami zewnętrznymi tworzy główne źródło danych i ułatwia zarządzanie nimi. Najważniejsze integracje realizowane przy wykorzystaniu SIDAS EZD to :

– e-Doręczenia
– ePUAP
– aplikacje świadczące e-usługi
– BIP
– TERYT/GUS
– systemy geodezyjne
– systemy podatkowe

i wiele innych.

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją SIDAS EZD

Pojęcie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) wprowadziła do potocznego stosowania instrukcja kancelaryjna z 2011 r., do tamtego czasu zwyczajowo stosowano nazwę „elektroniczny obieg dokumentów”.

EZD jest najbardziej rozbudowanym modułem systemu SIDAS. Od wielu lat, przy współpracy z Klientami, powstają coraz bogatsze w funkcje i usprawnienia wersje systemu.

System do elektronicznego zarządzania dokumentacją SIDAS EZD umożliwia prowadzenie rejestrów pism przychodzących i wychodzących, spisów spraw, poleceń służbowych, umów, uchwał, zarządzeń, ewidencji dokumentów archiwalnych itp. Zarządzanie zbiorami dokumentów prowadzone jest w oparciu o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) natomiast proces rozpatrywania wniosków, pism i wydawania decyzji odzwierciedla przepisy zawarte w Kodeksie Postępowania Administracyjnego (KPA).

SIDAS EZD umożliwia również prowadzenie elektronicznego archiwum zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2011 r. Nr 123 poz. 698 z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi.

Najważniejsze moduły SIDAS EZD:

Kancelaria

Dekretacja

Zarządzanie

Referent

Kancelaria – stanowi punkt podawczy i nadawczy zasilający system EZD pismami wchodzącymi jak i wychodzącymi z urzędu/jednostki. Przyjmowane i wysyłane są wszystkie dokumenty bez względu na sposób ich dostarczenia np. przez e-Doręczenia, ePUAP lub w formie tradycyjnej.

Dekretacja – kolejny etap obiegu pisma. Dekretacja w systemie EZD jest wielopoziomowa. Osoba dekretująca posiada szereg możliwości dekretacji oraz powiadamiania o przychodzącej korespondencji.

Kierownik/Naczelnik/Dyrektor – zarządza sprawami rozpatrywanymi w podległej komórce organizacyjnej. Pismo, które trafiło do kierownika bądź naczelnika prowadzącej sprawę komórki organizacyjnej jest kierowane z tego poziomu do merytorycznego pracownika.

Referent – moduł umożliwiający merytoryczne rozpatrzenie sprawy. W komórce organizacyjnej referent przypisuje pismo sprawie (inicjuje nową sprawę lub przypisuje do już istniejącej w EZD). Sprawy są tworzone i znakowane zgodnie z Instrukcja Kancelaryjną oraz Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.

SIDAS System Informatyczny Dla Administracji Samorządowej

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją wchodzi w skład Systemu Informatycznego Dla Administracji Publicznej SIDAS.

SIDAS to kompleksowy, wielomodułowy system wspomagający pracę jednostek samorządu terytorialnego (Gminy, Miasta, Powiaty) w zakresie zarządzania dokumentami, procesami i informacją.

Tylu naszych klientów poleciłoby systemy Madkom innym urzędom.

92%

Tylu użytkowników wysoko ocenia ergonomię naszych rozwiązań.

94%

Aktualności

Kontakt

Masz pytania? Chcesz zrealizować projekt lub dowiedzieć się więcej na temat naszej oferty?

Skontaktuj się z nami!