Życie interesanta – kiedy urząd nie może żądać od nas dokumentów?

Czy zdarzyło Ci się, że urząd poprosił Cię o dokument, który – według Twojej wiedzy – powinien być dostępny w publicznym rejestrze? Jeśli tak, warto znać art. 220 Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA), który chroni obywateli i przedsiębiorców przed niepotrzebnym formalizmem.

Co mówi art. 220 KPA?

Przepis ten stanowi, że organ administracji publicznej nie może żądać od strony zaświadczeń lub oświadczeń na potwierdzenie faktów, które wynikają z ewidencji, rejestrów lub innych danych, do których ma dostęp. Innymi słowy, jeśli dana informacja znajduje się w systemie publicznym, urząd powinien samodzielnie ją zweryfikować i nie może obciążać obywatela dodatkowymi formalnościami.

Jak to działa w praktyce? Przykład z badaniem technicznym pojazdu

Idziemy do urzędu odebrać dowód rejestracyjny pojazdu, w międzyczasie od złożenia wniosku o przerejestrowanie do czasu wydania nowego dokumentu badanie techniczne utraciło ważność. Ty wykonałeś badanie techniczne ale nie masz ze sobą zaświadczenia o przeprowadzonym badaniu technicznym, urzędnik zwraca się do Ciebie z prośbą o dostarczenie zaświadczenia o przeprowadzonym badaniu technicznym pojazdu. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 220 KPA, masz prawo odmówić, ponieważ:
✅ Informacja o badaniu technicznym znajduje się w Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPiK), do której urząd ma dostęp.
✅ To organ administracji powinien sprawdzić dane w rejestrze, zamiast żądać dokumentu od właściciela pojazdu.
✅ Brak podstawy prawnej do nakładania na obywatela obowiązku dostarczania danych, które urząd już posiada.

Jak powołać się na art. 220 KPA?

Jeśli urząd żąda od Ciebie dokumentu, który znajduje się w publicznych rejestrach, możesz złożyć krótką odpowiedź, powołując się na art. 220 KPA. Przykładowe sformułowanie:

Szanowni Państwo,
W odpowiedzi na Państwa prośbę o dostarczenie zaświadczenia o przeprowadzonym badaniu technicznym pojazdu, informuję, że zgodnie z art. 220 KPA, organ administracji publicznej nie może żądać dokumentów potwierdzających fakty, które wynikają z publicznych rejestrów.
Informacje o badaniu technicznym mojego pojazdu znajdują się w Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPiK), do której Państwa urząd ma dostęp. W związku z tym nie widzę konieczności przedkładania dodatkowego zaświadczenia.
Proszę o weryfikację tej informacji bezpośrednio w systemie.
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko]

Kiedy urząd może jednak zażądać dokumentu?

Choć art. 220 KPA chroni nas przed nadmiernym formalizmem, istnieją wyjątki. Urząd może zażądać dokumentu, jeśli:
🔹 Nie ma dostępu do danego rejestru, a dane są potrzebne do wydania decyzji.
🔹 Informacja jest objęta ograniczeniami dostępu, np. dotyczy tajemnicy skarbowej.
🔹 Przepisy szczegółowe wymagają złożenia dokumentu (choć to rzadkie przypadki).

Podsumowanie – mniej papierologii, więcej efektywności

Art. 220 KPA to przepis, który upraszcza postępowanie administracyjne i ogranicza biurokrację. Jeśli urząd żąda dokumentów, które sam może sprawdzić w rejestrach, masz pełne prawo powołać się na ten artykuł. Dzięki temu oszczędzasz czas i unikasz niepotrzebnej papierologii.

💡 Warto znać swoje prawa i korzystać z cyfryzacji administracji! Jeśli masz podobne doświadczenia lub pytania, podziel się nimi w komentarzach. 🚗📄