Co nowego wnosi nowelizacja KPA z dnia 1 czerwca 2017r.

Z dniem 1 czerwca 2017 roku  wszedł w życie, nowy ważny przepis. Jest nim nowelizacja KPA (Dz.U. 2017 poz. 935) , w której to między innymi po art. 39¹dodaje się art. 39² w brzmieniu:

„Art. 39². W przypadku gdy stroną lub innym uczestnikiem postępowania jest podmiot publiczny obowiązany do udostępniania i obsługi elektronicznej skrzynki podawczej na podstawie art. 16 ust. 1a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570) doręczenia dokonuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu. Przepisu art. 39¹ nie stosuje się.”;

Z powyższego wynika, że ustawodawca narzucił elektroniczną formę wymiany korespondencji w administracji publicznej w aspekcie spraw realizowanych w oparciu o Kodeks Postępowania Administracyjnego tj. w przypadku gdy stroną lub innym uczestnikiem postępowania jest podmiot publiczny.

Można się zatem spodziewać, że teraz każdy urząd będzie wysyłał pisma w formie elektronicznej do innego urzędu o ile korespondencja ta będzie odbywała się w trybie przewidzianym w KPA, dotyczy to wszystkich podmiotów publicznych, w tym również  jednostek organizacyjnych.

Aby poprawnie realizować przepis art. 39² KPA, należy pamiętać między innymi o konieczności spełnienia także wymogów dotyczących gromadzenia i przetwarzania metadanych dokumentów, szczegółowo uregulowanych w przepisach  ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi. (Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173). Kwestię poprawnego gromadzenia i przetwarzania metadanych dokumentów można spełnić używając stosownego do tego celu oprogramowania.

Ustawa ta nakłada w art. 6.1 obowiązek na organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą i dalej zadania, o których mowa w ust.1, mogą być realizowane w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b.

Nowelizacja KPA nie zakłada sankcji z tytułu nie stosowania przepisów KPA w przedmiotowym zakresie, należy jednak mieć na uwadze, że korespondencja realizowana za pomocą ePUAP-u jest darmowa zaś klasycznie wysyłana korespondencja to znaczna pozycja budżetowa.

Elektronizacja wymiany korespondencji między urzędami postępuje od pewnego czasu wielkimi krokami, niezmiernie nas to cieszy gdyż wraz z informatyzacją tego procesu wzrasta zainteresowanie naszymi usługami jak SAWPE i systemami jak EZD.