SIDAS Budżet – podział na zadania

Planowanie budżetu oraz tworzenie dokumentów uchwały budżetowej wraz z załącznikami oraz tworzenie różnego rodzaju sprawozdań dotyczących realizacji budżetu czy też informacyjnych np. na potrzeby kontroli RIO czy też NIK potrafi być zajęciem skomplikowanym i pracochłonnym.

W serii artykułów postaram się Państwu przedstawić zalety wykorzystywania do procesu planowania oraz kontroli nad realizacją budżetu systemu SIDAS Budżet, w pierwszym artykule chciałbym przedstawić zalety prowadzenia budżetu w podziale na działania.

Większość małych i średnich jednostek samorządu terytorialnego planuje budżet w układzie wykonawczym tzn. w podziale na dział, rozdział i paragraf klasyfikacji budżetowej (lub grupa paragrafów). Planowanie w takim układzie budżetu poza korzyścią wynikającą  z szybkości wprowadzania danych oraz możliwości wykorzystania systemu Besti@, posiada także szereg wad. Jako najważniejsze można wymienić :

• przy planowaniu w układzie wykonawczym każdy pracownik zaangażowany w proces planowania budżetu musi być zapoznany z klasyfikacją budżetową,

• prezentacja danych w układzie wykonawczym niewiele mówi mieszkańcom na co środki z budżetu są wydawane,

• środki są planowane w jednej ogólnej puli przez co tworzenie sprawozdań, lub załączników do uchwał budżetowych może być problematyczne – np. zestawienie kwoty środków wydatkowanych z Rządowego Funduszu Inwestycji Lokalnych czy też Funduszu Przeciwdziałania COVID-19

Niestety większość małych i średnich jednostek samorządu terytorialnego boi się wprowadzać budżet w układzie zadaniowym – często z obawy o dodatkowy nakład pracy przy planowaniu takiego budżetu –  co przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi informatycznych – nie jest prawdą. Łatwo natomiast wymienić zalety planowania budżetu w układzie zadaniowym w aplikacji SIDAS Budżet:

• planowanie budżetu nie wymaga znajomości pełnej klasyfikacji budżetowej, w aplikacji znajduje się szereg słowników wraz z opisem ułatwiającym pracownikom merytorycznym wprowadzanie informacji (dodatkowo klasyfikacja budżetowa jest aktualizowana na podstawie danych z systemu Besti@),

• budżet zaplanowany w układzie zadaniowym pozwala na jego prezentacje osobom zainteresowanym np. mieszkańcom pozycji budżetu podzielonych umożliwiających podział konkretnych kosztów na realizowane cele,

• możliwość wprowadzania dodatkowych informacji do działań w celu automatycznego generowania różnego rodzaju sprawozdań i załączników,

• możliwość wprowadzania informacji o kosztorysach poszczególnych pozycji budżetowych, informacji o sposobie oszacowania wartości danej pozycji w budżecie oraz co będzie planowane w ramach realizacji danej pozycji budżetowej,

• w przypadku dotacji można określić dysponenta środków któremu dana dotacja została przekazana.

Oczywiście, aby móc skorzystać z wymieniowych korzyści, budżet musi zostać odpowiednio zaplanowany i podzielony na zadania. W dalszej części tego artykułu przedstawię Państwu jak można zaplanować budżet dla przedszkola  wykorzystując aplikacje SIDAS Budżet.

W pierwszej kolejności należy ustalić podział budżetu na zadania. W omawianym przykładzie podzielimy budżet na następujące działania po stronie wydatkowej  (oczywiście podział na zadania jest uzależniony od specyfikacji danej jednostki), ale taki podział jest już znacznie czytelniejszy niż czysta klasyfikacja budżetowa:

• Wynagrodzenia dla pracowników

• Bieżące utrzymanie przedszkola

• Programy dodatkowe realizowane przez jednostkę (każdy program należ osobno wymieniać aby móc monitorować koszty poszczególnych programów)

• Zakup środków dydaktycznych i książek

• Podróże służbowe

• Szkolenia pracowników

Po stronie dochodów ustalimy następujące działania :

• Wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia

• Wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego

• Wpływy z tytułu kar i odszkodowań

Sama rejestracja działania polega na wprowadzeniu kilku podstawowych informacji na prostym formularzu :

• Właściciel działania – określamy jednostkę bądź komórkę organizacyjną odpowiedzialną za realizacje działania

• Nazwa – określamy nazwę działania która będzie prezentowana w systemie oraz będzie prezentowana na wydrukach generowanych przez system

• Opis – dodatkowe pole w ramach którego można wprowadzić dodatkowe informacje na temat działania takie jak informacja co chcemy osiągnąć poprzez realizacje danego działania lub na co środki mają być przeznaczone.

• Powtarzalność – tutaj określamy czy działanie jest działaniem epizodycznym realizowanym tylko przez jakiś określony okres czasu czy jest zadaniem cyklicznym realizowanym co roku

• W ramach danych dodatkowych można określić dodatkową kategorię zadania która umożliwi nam późniejsze szybkie wyszukiwanie działań (np. działania realizowane w ramach budżetu obywatelskiego lub działania finansowane z subwencji oświatowej)

• Typ– działanie bieżące lub majątkowe

• Rodzaj – własne, zlecone, porozumienie, porozumienie administracja rządowa, porozumienie pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego

• Wynikające ze szczególnych zasad – tutaj mamy możliwość określenia dodatkowej informacji na temat działania np. czy działanie jest związane z Funduszem Przeciwdziałania COVID -19 – te informacje służą później miedzy innymi do automatycznego generowania zaawansowanych załączników do uchwał  budżetowych

• Rozdział – określamy rozdział klasyfikacji budżetowej

• Dysponent środków – w tym miejscu mamy możliwość określenia dysponenta dla środków – w przypadku wydatków możemy np. określić beneficjenta udzielanej dotacji

• Informacje na kolejnych zakładkach są już danymi dodatkowymi uzupełnianymi najczęściej przez komórkę odpowiedzialną za finanse.

Jak widzimy wprowadzenie informacji o działaniach nie jest czynnością pracochłonną, a dane dodatkowe, które są podawane w trakcie rejestracji działania są wykorzystywane na każdym kolejnym etapie pracy z aplikacją.

W kolejnych artykułach zaprezentuję sposób tworzenia propozycji do budżetu, projektu uchwały budżetowej, proces wnioskowania o zmiany w budżecie oraz tworzenie uchwał zmieniających budżet.