EZD – system, koncepcja czy … filozofia?

Jeśli tutaj trafiłeś to z pewnością znasz skrót z tytułu tego artykułu – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją – tak tłumaczy się to pojęcie. Większości z nas wraz z nim przychodzi na myśl jeszcze słowo – „system”, w rozumieniu aplikacji czy programu komputerowego za pomocą którego wykonywane są czynności kancelaryjne opisane w instrukcji kancelaryjnej np. w rozdziale 2 załącznika nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011, poz. 67). Ale czy EZD oznacza tylko system informatyczny?

Wspomniana instrukcja kancelaryjna sprowadza pojęcie systemu EZD do „systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiającym wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów elektronicznych”. Czy tylko ja mam czasem wrażenie, że to jest zwykłe „masło maślane”? … No bo „system EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją (…)”? … Dopiero dalsza część definicji wskazuje nam główny sens istnienia takiego systemu informatycznego i w jakiś jeszcze ułomny sposób określa jakie operacje są możliwe do wykonania w takim systemie. Ale po co takie operacje? – tego instrukcja czy też rozporządzenie już specjalnie nie wyjaśnia.

A system EZD to nie tylko aplikacja i z pewnością nie ogranicza się on tylko do systemu informatycznego. Od wieków ludzkość utrwala informację, którą chce zachować na papierze. To nośnik informacji który towarzyszy nam od urodzenia – wszakże pierwszym dokumentem generowanym tylko i wyłącznie z naszego powodu jest akt urodzenia. Przez całe życie mamy do czynienia z milionami informacji, które dotyczą nas i naszego otoczenia spisanymi w formie dokumentów papierowych i przez ich pryzmat postrzegamy udokumentowaną informację. Intuicyjnie jakąkolwiek informację nawet na nasz własny temat, jeśli ma być udokumentowana, traktujemy przez pryzmat białej kartki formatu A4 z utrwalonym na niej tekstem. W świecie cyfrowym jest inaczej… Tutaj nie ma kartki papieru, nośnik nie musi być widoczny, nośnik nie musi być dla nas dostępny fizycznie – ba, nawet nie musimy wiedzieć gdzie ten nośnik się znajduje. Jak się głębiej nad tym zastanowić to czujemy wewnętrzną sprzeczność, bo przecież od urodzenia i od wieków informacja utrwalona kojarzy nam się nieodłącznie z nośnikiem więc jak bez niego przetwarzać informację czy nawet tylko się z nią zapoznać?

Żeby zatem zrozumieć czym w rzeczywistości jest system EZD, musimy w tym cyfrowym świecie wyzbyć się dogłębnie i definitywnie postrzegania informacji przez pryzmat jej nośnika. Jeśli oddzielimy od siebie informację i nośnik, a później pozbędziemy się z „głowy” tego drugiego, to będziemy na dobrej drodze by zrozumieć jak wielką rewolucją będzie szykowany od roku 2026 obowiązkowy system EZD w Jednostkach Samorządu Terytorialnego. System EZD skoro, jak udowodniliśmy wyżej, wymaga zmiany sposobu myślenia o informacji to już nie tylko system informatyczny, to nie aplikacja z jakimś tam zakresem funkcjonalności, które oferuje. To nawet nie koncepcja czy idea. Pełne zrozumienie koncepcji systemu EZD wymaga zmiany światopoglądu – innego pojmowania przetwarzanej i zapisywanej informacji która jest bardziej „atomowa”, rozdrobniona i nieokreślona w swojej formie, a nie sprowadzona tylko do kartki papieru nawet jeśli przetworzymy ją do postaci skanu dokumentu i wobec niego będziemy wykonywać czynności kancelaryjne. Skoro pojęcie to sięga także światopoglądu to EZD jest zatem… filozofią?

Z powyższych rozważań dochodzimy do źródła ważnych problemów, które bardzo szybko uwidaczniają się jak potencjalni, przyszli czy obecni użytkownicy systemu SIDAS EZD informują nas o chęci pracy w systemie EZD (często zwanym „trybem EZD”). Skoro, jak udowodniliśmy wyżej, by móc go wdrożyć z sukcesem i pełnym zrozumieniem trzeba sięgnąć i ruszyć podstawowe, w naszym mniemaniu, reguły rządzące światem, to wdrożenie nie kończy się na włączeniu magicznego przycisku w aplikacji i wtłaczaniu do systemu każdego dokumentu, w tym skanowaniu nośników papierowych. Wdrożenie EZD to zmiana organizacji pracy i przestawienia myślenia o papierowych dokumentach na myślenie o danych w systemie informatycznym, w tym danych zapisanych na skanach dokumentów.

W systemie EZD zapominamy o nośniku. Nie ma znaczenia, gdzie i jak informacja jest zapisana. Poza wartością merytoryczną informacji ważna jest wyłącznie jej dostępność, czyli wiedza o tym, gdzie i jak ją pozyskać, a temu służy system informatyczny taki jak SIDAS EZD. Zapewnienie dostępności do informacji w systemie EZD sprowadza się tylko i wyłącznie do nadania odpowiednich praw dostępu do informacji w systemie – w przeciwieństwie do tradycyjnego systemu „obiegu dokumentów” gdzie nośnik trzeba przekazywać z rąk do rąk by z informacją mogły zapoznać się osoby do tego uprawnione. W systemie EZD wystarczy nadać odpowiednie uprawnienie.

Z tego powodu w nazwie SIDAS EZD wybrzmiewa to „EZD”. Bo celem oprogramowania nie jest system obiegu dokumentów, choć oczywiście wspiera procesy obiegu dokumentów w systemie tradycyjnym (patrz Rozdział 3 instrukcji). Zasadnicza różnica w pracy w „trybie tradycyjnym” a w „trybie EZD” to dane i informacja. W trybie tradycyjnym SIDAS EZD to tylko narzędzie wspomagające – dane i informacje nie przedstawiają większej wartości – wszak dokumenty elektroniczne trzeba drukować. W „trybie” EZD, SIDAS EZD jest narzędziem oraz miejscem przechowywania informacji i danych. To dane w systemie EZD są najważniejsze i przez pryzmat tej tezy powinniśmy patrzeć na taki system informatyczny. Do tej pory dokumenty tradycyjne chroniliśmy w specjalnych pomieszczeniach – archiwach zakładowych. Teraz informacje są zapisane w systemie informatycznym takim jak SIDAS EZD i musimy mocno skupić naszą uwagę na ich zabezpieczeniu, do czego w świetle niedawno uruchomionego konkursu grantowego „Cyberbezpieczny Samorząd” gorąco zachęcam.