Tryb EZD już wkrótce ?

Coraz częściej padają pytania od użytkowników systemu SIDAS EZD naszego autorstwa jak i od potencjalnych klientów o to, kiedy nastąpi obowiązek pracy w trybie EZD zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną oraz Ustawą z dnia 14 lipca 1983.r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Odpowiedź na tak zadane pytanie, choć wydaje się prosta, wcale taka nie jest. Dlaczego? W tym wpisie spróbuję to wyjaśnić.

Obecnie obowiązująca Instrukcja Kancelaryjna nie wprowadza obowiązku prowadzenia spraw w trybie elektronicznym, a jedynie dopuszcza takie postępowanie. Przywiązanie do papieru powoduje kuriozalne sytuacje, gdzie nawet w przypadku otrzymania przez urzędników korespondencji elektronicznej za pośrednictwem ePUAP, – ta jest drukowana i procedowana w tradycyjnej formie. Posiadając system klasy EZD np. SIDAS EZD, można takim sytuacjom zapobiec i z łatwością przejść na tryb EZD w wybranym przez urząd zakresie , przygotowując odpowiednie składy chronologiczne oraz ograniczając ilość papieru, pieczątek, kopert itd.)

Nadchodzące zmiany w przepisach prawa dotyczących doręczania pism (tzw. e-Doręczenia) – będą dotyczyć obligatoryjnie JST i ich związki od 1 stycznia 2024 r.(UWAGA – aktualizacja terminu wdrożenia usługi eDoręczenia została ogłoszona w dniu 07 czerwca 2023. szczegóły we wpisie Od kiedy e-Doręczenia dla JST – red.) i w praktyce spowodują wymóg procedowania spraw w formie elektronicznej, ale formalnie nadal nie istnieje prawny wymóg stosowania trybu EZD. Trudno przecież wyobrazić  sobie sytuację, w której pracownicy Urzędów będą pracować na dokumentach wytwarzanych tradycyjnie i będą je wysyłać „ręcznie” za pomocą aplikacji online udostępnionej na stronach gov.pl oraz biznes.gov.pl . Taki sposób pracy podwoi obowiązki pracowników JST – łatwo można temu zapobiec wdrażając system klasy EZD dla którego są już udostępnione interfejsy umożliwiające automatyczne pobieranie jak i wysyłanie pism do systemu e-Doręczeń.

Dodatkowo sprawę trybu EZD komplikują pisma adresowane do JST z urzędów centralnych, które są redagowane w sposób sugerujący obligatoryjne przejście na EZD w możliwie krótkim czasie i wskazujące pewne rozwiązania jako preferowane.

Na korytarzach JST słychać co jakiś czas, że trwają prace nad zmianami Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących działania publiczne polegające na projekcie jej znowelizowania i wpisania trybu EZD jako obligatoryjnego – kiedy to się stanie? Nie wiadomo, jednak jak to wynika z analizy powyżej to nieuchronne i konieczne.

Tryb EZD w najbliższej przyszłości? Najpewniej tak, a co za tym idzie warto wdrożyć system klasy EZD w trybie wspomagającym lub mieszanym tak aby być gotowym na rewolucję, która nas  czeka, a wdrożenie aplikacji dedykowanej JST, a nie administracji rządowej daje pewność działania zgodnie z zasadami obowiązującymi samorządy. Wybierając system warto mieć na uwadze sposób wdrożenia oraz doświadczenie kadry szkoleniowców, którzy jako specjaliści w swojej działalności gwarantują szybkie uruchomienie systemu bez paraliżu organizacji w której aplikacja jest wdrażana.