Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów ?

Wdrożenie systemu elektronicznego obieg dokumentów.

Decyzja o wdrożeniu elektronicznego systemu zarządzania dokumentami jest poważnym krokiem dla firm każdej wielkości. Przechowywanie i wymiana danych w sposób cyfrowy zmienia sposób pracy i komunikacji pracowników. Elektroniczny obieg dokumentów może nawet zmienić zobowiązania, które firma musi wydać na swoje zasoby. Na przykład firmy nie muszą już kupować tyle papieru lub tuszu, a nawet nie muszą kupować urządzeń dla pracowników, jeśli stosują zasady BYOD.

Ważne jest, aby wybrać odpowiedni system, taki który jest odpowiedni dla Ciebie. Jeśli Twoja firma zajmuje się zarządzaniem dokumentami po raz pierwszy, możesz nie wiedzieć, jakie funkcje są dostępne lub jakie funkcje będą najlepsze dla Twojej firmy. Poniżej zamieszczamy niektóre z najbardziej cenionych elementów, zidentyfikowanych przez źródła posiadające wiedzę i doświadczenie z Systemem Zarządzania Dokumentami (DMS).

Łatwy dostęp i szybkie udostępnianie plików.

Zwiększony dostęp – Dostęp do niezbędnych dokumentów w niezbędnym czasie jest kluczowy dla produktywnego dnia w biurze. W ustawieniu biurowym z serwerem lokalnym nazywanie i umieszczanie pliku zależy od oceny twórcy. Systemy zarządzania dokumentami rozwiązują ten problem, wymagając, aby nazwy plików były zgodne ze znormalizowanymi konwencjami. Jeśli pracownik nie ma pewności, gdzie znajduje się plik, funkcja wyszukiwania może być również cennym narzędziem w systemie.

Kompleksowa funkcja wyszukiwania – Dzięki opcji wyszukiwania funkcjonalnego pracownicy mogą znaleźć słowa kluczowe w tytule dokumentu, w dokumencie lub w tagach powiązanych z dokumentem.

Proste i szybkie udostępnianie – gdy pracownik kończy swoją niezbędną pracę nad dokumentem, prawdopodobnie jest gotowy do sprawdzenia przez inną osobę. Program do zarządzania dokumentami zapewnia organizacji możliwość współdzielenia dokumentów i informacji w wielu aplikacjach biznesowych, poprawiając przepływ pracy, produktywność i analizę biznesową. Ponadto, jeśli pracownicy muszą wysłać plik do osoby, która nie ma dostępu do DMS, link można łatwo wysłać pocztą e-mail lub dokument można wysłać jako załącznik. Dokumenty można wysyłać w locie lub transfery i przepływy pracy można wstępnie zaplanować za pomocą DMS, dzięki czemu jest to idealna platforma dla potrzeb współpracy w biznesie.

Bezpieczeństwo i kontrola.

Uprawnienia i historia – Elektroniczny system zarządzania dokumentami daje liderom kontrolę i nadzór nad ich działalnością. Możesz zdecydować, kto może edytować dokumenty, dodawać je, usuwać itp. I, oczywiście, możesz otrzymywać powiadomienia o tym, kto i kiedy uzyskał dostęp do dokumentu. Sprawdzanie, kto zmienia informacje w dokumentach i kiedy wprowadziły zmiany, może pomóc w śledzeniu produktywności pracowników i utrzymywać blokadę krytycznych plików.

Bezpieczne przechowywanie – wybierając system elektronicznego obiegu dokumentów, ważne jest, aby Twoja firma wiedziała, że ​​Twoje pliki będą tak samo bezpieczne na platformie, jak gdy są zamknięte pod kluczem w Twoim biurze. Znajdź zaszyfrowany DMS, dodając ścianę ochrony przed plikami swojej firmy.

Odzyskiwanie jako opcja – podczas gdy katastrofy i wypadki zdarzają się pechowym firmom, systemy zarządzania dokumentami zapewniają kolejną warstwę ochrony. Wybierając system EDMS w chmurze, nigdy nie musisz się martwić o utratę dokumentów, ponieważ możesz uzyskać do nich dostęp z dowolnego miejsca, w którym masz połączenie z Internetem. Ponadto poprzednie wersje Twoich plików będą zawsze dostępne dla Twojego DMS-a, więc możesz wrócić do każdej poprzednio zapisanej wersji. Jednym z 10 najważniejszych powodów, dla których firmy potrzebują systemów zarządzania dokumentami jest ochrona przed katastrofą. Posiadanie ciągłości biznesowej oraz planu i systemu odzyskiwania po awarii zwiększa prawdopodobieństwo, że firma może kontynuować działalność po katastrofie.

Kompatybilność i możliwości integracji.

Infrastruktura – system zarządzania dokumentami powinien sprawić, że Twoja firma będzie bardziej wydajna, ale nie powinna zmieniać fundamentu, na którym twoja firma jest budowana. Zawsze ważne jest, aby ocenić swoje opcje, zanim zdecydujesz się na jeden. Solidne dopasowanie i integracja z istniejącą już strukturą są najważniejsze dla Twojego sukcesu przy użyciu nowego oprogramowania. Twoja firma nie tylko chce kontynuować działalność w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, ale także chce archiwizować poprzednie działania i dokumenty poprzez skanowanie.

Urządzenia – nie tylko uwzględniaj potrzeby laptopa i komputera stacjonarnego pracowników w biurze. Niektórzy pracownicy mogą pracować w domu lub w podróży dzięki DMS opartemu na chmurze obsługującym urządzenia mobilne.

Wydajność – firmy muszą zastanowić się, czy chcą mieć DMS na miejscu, czy w chmurze, ale muszą także wiedzieć, ile faktycznie potrzebują. Podczas gdy ilość przesyłanych danych może być duża, przeszacowanie wymaganej ilości pamięci może nadal być kosztowne dla firmy. Ocena personelu, zarówno pod względem liczby osób, jak i poziomu aktywności, jest ważna przy ustalaniu, ile pamięci jest konieczne.

Skalowalność.

Jeśli spodziewasz się, że Twój biznes się rozwinie, potrzebujesz DMS-a, który jest przygotowany, by dostosować się do twoich nieuchronnych potrzeb. Istotną częścią wyboru systemu jest rozważenie, jak długo będziesz korzystać z systemu i gdzie Twoja organizacja będzie w tym czasie. Gdy potrzeby Twojej firmy ulegają zmianie, Twój DMS musi być w stanie dostosować się do nich, nie powodując ograniczeń ani nie hamując twoich ulepszeń.

Wsparcie.

Podczas gdy systemy zarządzania dokumentami starają się, aby przejście było jak najprostsze dla nowych użytkowników, potrzebny jest produkt, który jest w stanie zapewnić wsparcie wysokiej jakości w razie potrzeby. Zastanów się reputacji firmy i jakości usług podczas przeglądania swojego pierwszego DMS, ponieważ jeśli chodzi o pliki biznesowe, nie możesz pozwolić sobie na utratę czegokolwiek.

Zredukuj koszty i zwiększ wydajność 

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów zapewniają wartość przedsiębiorstwom, które chcą przejść na pliki cyfrowe. Dzięki funkcjom wyszukiwania, funkcjom skanowania i znormalizowanym strukturom folderów system DMS może zaoszczędzić pieniądze biznesowe na materiałach biurowych i zwiększyć przepływ pracowników.