Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Coraz więcej firm przeprowadza analizę efektywności swojego działania również pod względem codziennej pracy. Rośnie także zainteresowanie systemami do zarządzania obiegiem dokumentów. Są one obecne praktycznie w każdej branży, również w średnich i małych przedsiębiorstwach.

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

System elektroniczny obieg dokumentów ma kilka istotnych zalet, które pozwalają na zwiększenie efektywności pracy. Systemy umożliwiają między innymi podgląd dokumentacji online. Dzięki takiemu rozwiązaniu niezbędne dokumenty są dostępne w elektronicznym archiwum niezależnie od pory dnia lub nocy. Dodatkowo pracownicy mogą korzystać z wyszukiwarek, które segregują i filtrują dokumenty pod względem różnych parametrów, co ogranicza czas poszukiwań do minimum. Współczesne systemy dają szeroki dostęp do wielu informacji na temat przebiegu pracy, np. tworzą raporty dotyczące statusu dokumentów. Przełożeni łatwo sprawdzą, czy pracownicy wywiązują się ze swoich zadań w określonych terminach. Jeśli pojawiają się opóźnienia, można stwierdzić, na jakim etapie doszło do zaniedbań i kto ponosi odpowiedzialność za taką sytuację.

Wady systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie ma także wady. Do najważniejszych należą częste opory pracowników, którzy obawiają się zastosowania takiej technologii. Niestety osoby przyzwyczajone do obiegu papierowych dokumentów mogą mieć obawy przed dużymi zmianami w sposobie wykonywania obowiązków. Na szczęście nowoczesne systemy są proste w obsłudze i opanowanie ich działania nie powinno sprawiać dużych problemów. Pracownicy przyzwyczajeni do tradycyjnych rozwiązań mają też tendencję to drukowania wszystkich dokumentów przed ich przeczytaniem, jednak na szczęście jest to coraz rzadsze zjawisko.

Czy warto wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie? Na pewno należy wziąć taki system pod uwagę, ponieważ przyniesie bardzo wymierne korzyści w postaci podniesienia efektywności pracy. W przypadku tego rozwiązania korzyści zdecydowanie przewyższają potencjalne koszty.

Mamy wieloletnie doświadczenie przy realizacji projektów odpowiedzialnych za wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Jeżeli chcesz dowiedzieć się, czy korzystne będzie wprowadzenie podobnego systemu w twojej firmie to zgłoś się do nas – kontakt.