Dziękujemy za udział w webinarach dot. integracji systemu SIDAS EZD z platformą e-Doręczeń. Poniżej znajduje się nagranie ze szkolenia oraz kilka z najczęściej powtarzających się pytań i odpowiedzi.

Zapraszamy do zapoznania się z materiałami.

Nagranie z Webinaru SIDAS EZD i e-Doręczenia 

Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi na nie.

A

Adres e-Doręczeń – Budowa:

Jak zbudowany jest adres do e-Doręczeń?

• Odp. Adres składa się z ciągu znaków (liter i cyfr) w formacie: AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ.

Adres e-Doręczeń – zakładanie skrzynki

Adresy do e-Doręczeń dla  jednostek (np. szkoła, biblioteka, ośrodek kultury) zakładamy w ten sam sposób jak dla urzędu?

• Odp: Podobnie jak dla szkół – słowo Urząd w tym formularzu chyba należy traktować jako podmiot publiczny. W kolejnym kroku wpisujemy pełną nazwę podmiotu.

Adres e-Doręczeń – zakładanie skrzynki

Związek Powiatów Polskich przedstawia stanowisko, że samorząd powiatowy winien mieć 2 skrzynki/adresy: 1 dla starostwa, 2. dla powiatu. My jako starostwo składamy wniosek tylko dla starostwa, ale jest ryzyko, że Ministerstwo zmusi nas do założenia drugiego AE. Czy SIDAS może obsłużyć 2 AE starostwa+powiatu?

• Odp: Obecnie uruchamiany tylko jedną skrytkę. Pojawiające się coraz częściej głowy, opinie i wytyczne z MC skłoniły nas do rozbudowy systemu o obsługę wielu skrytek. Pracujemy nad tym. SIDAS EZD będzie umożliwiał obsługę wielu adresów.

B

Baza BAE – Przeglądanie:

Co to jest baza BAE oraz gdzie można ją przejrzeć?

• Odp. Baza Adresów Elektronicznych to rejestr publiczny z adresami do e-Doręczeń. Bazy nie można przeglądać, lecz umożliwia ona wyszukiwanie adresatów posiadających adres elektroniczny, w tym osób fizycznych, firm, instytucji i podmiotów publicznych. Różne podmioty posiadają różne uprawnienia w zakresie przeszukiwania bazy i przykładowo osoby fizyczne mogą zostać odnaleziony wyłącznie przez podmioty publiczne.

Czy adresy e-Doręczeń w bazie interesantów będzie trzeba aktualizować ręcznie?

• Odp: I tak i nie – zależnie od momentu przetwarzania. Integracja ewidencji interesantów (EI) z BAE rządzi się pewnymi zasadami tj:
  • Nie można wprowadzać interesantów w EI ręcznie z adresem z BAE,
  • Interesanci pobrani z BAE dopisują się do EI tylko w przypadku ich wyszukiwania – komplet pobranych danych jest zapisywany w EI,
  • Można w BAE wyszukiwać ręcznie z użyciem wyszukiwarki,
  • Można wyszukać w BAE na podstawie danych interesanta zapisanego w EI, jednakże jeśli pierwotny wpis w EI nie posiadał ADE to jest dodawany nowy interesant i w bazie następuje ich powiązanie (celem zaznaczenia, że dany wpis w EI posiada odpowiednik z danymi interesanta posiadającego ADE a pobranego z BAE), a jeśli posiadał ADE a pobrane dane są inne to dany interesant jest aktualizowany
  • Nie można scalać interesantów posiadających ADE.Nie jest możliwe zapisanie 2 różnych interesantów z tym samym ADE.
  • W przypadku pobrania przesyłki z e-doręczeń SIDAS EZD automatycznie zasila EI w nadawcę z danymi z BAE.

Jeżeli będzie Piotr Nowak-ojciec i Piotr Nowak-syn pod tym samym adresem, to co w takiej sytuacji?

• Odp: Urzędnik jest zobowiązany do podjęcia wszelkich działań by w sposób jednoznaczny prawidłowo zaadresować pismo, w tym posłużyć się rejestrem PESEL i używając tego jednoznacznego identyfikatora w połączeniu z imieniem i nazwiskiem znaleźć właściwego. To będzie mieć szczególne znaczenie w sytuacji kiedy jeden z Panów Nowaków posiada adres elektroniczny a drugi nie.

Czy po otrzymaniu przesyłki z edoręczeń dane interesanta z BAE są dopisywane do istniejącego rekordu w SIDAS EZD czy tworzony nowy? Czy należy taki wpis w następnym kroku scalić?

• Odp: Dodawany jest nowy interesant/wpis w ewidencji interesantów o ile nie istnieje. Jeśli wyszukujemy interesantów z poziomu nadawania przesyłki i szukamy na podstawie interesanta nie posiadającego ADE to w przypadku odnalezienia w BAE dodajemy nowy wpis dla danych pobranych z BAE i dokonujemy powiązania interesanta z BAE z interesantem na podstawie którego tego w BAE odnaleźliśmy. Nie można scalać interesantów pobranych z BAE z innymi wpisami. Uznajemy, że BAE jest dla takich wpisów bazą referencyjną więc także ich aktualizacja może się odbywać wyłącznie poprzez aktualizację danych z BAE.

Czy nie lepiej byłoby żeby system automatycznie sprawdzał/aktualizował dane interesantów po dodaniu i wyświetlał zielony ptaszek, że wszystko jest poprawnie?

• Odp: Z punktu widzenia pracownika obsługującego system SIDAS EZD byłoby to lepsze rozwiązanie. Obawiamy się jednak, że system e-Doręczeń mógłby stać się niewydolnym przy tak dużym obciążeniu, dlatego w pierwszej fazie zaplanowaliśmy wywołania ręczne.

Czy wpływający dokument z edoręczeń dopisze się z automatu do istniejącego w bazie SIDAS EZD adresu (przy założeniu że już kiedyś wpływały od niego pisma) czy założy nowego adresata?

• Odp: Jeśli system odnajdzie interesanta o takich samym adresie ADE to użyje istniejąca i zaktualizuje opcjonalnie jego dane, a jeżeli system takiego nie odnajdzie to doda nowego interesanta z adresem ADE.

Czy będziemy budować bazę danych na podstawie adresów osób, które do nas wysłały pisma?

• Odp: Z jednej strony buduje się sama na podstawie wpływających dokumentów, a dodatkowo sami ją Państwo rozbudowujecie korzystając z wyszukiwarki w BAE i adresując przesyłki.

Jak wyszukać w wyszukiwarce BAE osoby do której kierujemy korespondencję korzystając tylko z funkcji dodania listu do wysyłki, bez wcześniejszego zakładania znaku sprawy?

• Odp: Obecnie w systemie EZD nie ma możliwości wysyłki nie ze sprawy. Można taką przesyłkę wysłać bezpośrednio przez portal e-doręczeń, ale w takim wypadku do SIDAS EZD nie wpłyną dowody doręczenia które ręcznie trzeba będzie usunąć ze skrzynki by nie zajmowały ograniczonego miejsca w skrzynce.

Czy w momencie otrzymania korespondencji za pomocą e-Doręczęń dane interesanta będą się uzupełniały o jego ADE czy zapisze się jako nowy interesant?

• Odp: Tak, zapisze się nowy interesant. Traktujemy BAE jako bazę referencyjną – takich wpisów w ewidencji interesantów w SIDAS EZD nie można edytować, a wyłącznie aktualizować za pomocą BAE.

Czy aktualizacja BAE zduplikuje osoby interesanta w przypadku zmiany?

• Odp: Jeśli interesant wcześniej był pobrany z BAE to taki interesant, przy zmianie wpisu w BAE, zostanie zaktualizowany w EZD. Jeśli dotychczas interesant nie był pobrany z BAE a w EZD już istniał lecz bez adresu BAE to taki wpis zostanie dodany do EZD i powiązany z pierwotnym interesantem.

Czy jest funkcja sprawdzania w BAE bez rejestracji?

• Odp:Tak, lecz każda czynność sprawdzania w BAE będzie logowana w systemie EZD

C

Czy będą potrzebne stosowne certyfikaty do komunikacji z systemem eDoręczeń?

• Nie ma potrzeby dokonywać zakupów certyfikatów komercyjnych. Proces ich generowania przeprowadzacie Państwo wspólnie z nami.

E

e-Doręczenia – Logowanie i Uprawnienia:

Czy jeśli zajdzie potrzeba wysyłki przez stronę e-Doręczenia, na kogo się logować?

• Odp. Do skrzynki e-Doręczeń poprzez portal .gov.pl można „podpiąć” wiele osób z różnymi rolami. e-Doręczenia – Weryfikacja Klientów: Jak można zweryfikować czy dany Klient ma wpis w BAE? Odp. Bazę należy przeszukiwać za pomocą dostępnych kryteriów. Tylko podmioty publiczne mogą znaleźć adres do e-Doręczeń osoby fizycznej.

F

Jakie są ograniczenia co do rodzajów przesyłanych plików i ich wielkości?

• Odp.: Najważniejszym wymaganiem jest ograniczenia pliku do 15 MB. Wielu ekspertów jest zdania, że to jest za mało, szczególnie mając świadomość że w ePUAP może to być nawet 500 MB. Pozostałe ograniczenia różnią się dla PURDE i PUH, w przypadku PUH jedynym akceptowanym formatem plików jest PDF (dla którego określono także dodatkowe wymagania, w zakresie formatowania treści), a w przypadku PURDE jest lista dopuszczalnych formatów załączników. Na liście są wszystkie popularne formaty. W przypadku wątpliwości można sprawdzić ją w Regulaminie świadczenia usługi PURDE i PUH na stronie https://bip.poczta-polska.pl/repozytorium/.

Jakie formaty plików są obsługiwane przez e-doręczenia?

• Odp: Szczegółowy wykaz zawarty jest w Regulaminie świadczenia PURDE i PUH (https://bip.poczta-polska.pl/repozytorium/). Obecnie ta liczba sięga 30 rodzajów dla PURDE – patrz Załącznik nr 1 do Regulaminu. W PUH jedynym możliwym formatem jest plik PDF

I

Konfiguracja integracji SIDAS z oprogramowaniem firmy Korelacji? Robić to od razu, czy osobno konfigurować SIDAS i osobno Korelacja z eDoręczeniami. Czy czekać jak się sprawa rozwinie. Korelacja w wersji hurtowej pewnie będzie używana dopiero w pierwszym kwartale przyszłego roku.

• Odp: API systemu eDoręczeń nie wspiera w jakiś sensowny sposób rozdzielenia wpływającej korespondencji kierowanej do systemów różnych firm. Sytuacja idealna i chyba pożądana, a do tego coraz częściej przez nas spotykana to jednak wysyłanie i odbieranie wyłącznie przez SIDAS EZD a następnie rozdzielanie korespondencji na systemy dziedzinowe. Temu służy API EZD w wersji 4.0. Część integratorów już rozpoczęła z nim prace – wydaje mi się że Korelacja tak, ale należy do nich skierować bezpośrednio to pytanie.

Czy posiadając kilka systemów zintegrowanych z e-Doręczeniami systemy będą sobie podbierać potwierdzenia?

• Odp: Nie powinny. W każdym razie SIDAS EZD nie będzie pobierać dowodów dla dokumentów które nie wyszły z SIDAS EZD.
  Co do innych systemów trzeba pytać producentów. Z tymże zwracam uwagę, że wszyscy integratorzy pobierają przesyłki z tej samej skrzynki i tutaj potencjalnie powstanie problem.

Czy w API jest identyfikator systemu?

• Odp: Systemy się identyfikują, jednakże proces pobierania dokumentów wygląda tak, że najpierw pobieramy listę identyfikatorów dokumentów, a następnie z ich użyciem – pełna treść korespondencji. trudni dziś ustalić systemowe reguły podziału dokumentów przez jeden i drugi system zintegrowany.

Czy skrytkę można zintegrować tylko z jednym systemem?

• Odp: Technicznie można z wieloma systemami klasy EZD, ale to rodzi pewne problemy organizacyjne w zakresie rozdziału korespondencji.

Jak e-doręczenia mają się do zewnętrznych platform do zamówień publicznych? e-zamówienia, platforma zakupowa – doprecyzowane: chodzi o zamówienia publiczne – postępowania prowadzone są na platformach rządowej lub komercyjnych

• Odp. Art. 3 ustawy wskazuje, iż nie stosuje się jej m.in. w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.

Czy np. system dziedzinowy mógłby odpytywać BAE, aby pracownik wiedział czy wysłać za pomocą systemu e-Doręczeń?

• Odp: Mógłby, ale niekoniecznie takie działanie przyniesie spodziewane efekty. Systemy (w tym EZD, czy SD) okresowo odpytują o nowe dokumenty oczekujące na pobranie ze skrzynki, jeśli system EZD pobierze wcześniej pismo zanim SD o nią zapyta to nie otrzyma spodziewanej informacji

K

Kontrola Adresów e-Doręczeń:

Czy pracownik musi sprawdzać wpisy w BAE przed wysłaniem listów?

• Odp. Tak, należy sprawdzać poprawność danych, ponieważ odbiorca, który nie jest zobowiązany do korzystania z eDoręczeń (docelowo tylko osoby fizyczne) mogą w dowolnym momencie zrezygnować z tej formy otrzymywania korespondencji, zatem przed każdą wysyłką obowiązkowo należy sprawdzić aktualność wpisu w BAE nawet dla adresata dla którego dysponujemy adresem elektronicznym ADE. Można skorzystać z hurtowego wyszukiwania adresów w bazie BAE z poziomu SIDAS EZD.

O

Odebranie Pisma – Zalogowanie i Otwieranie Plików:

Czy status Odebrano zmieni się np. na otwarto jeżeli ktoś otworzy plik z poziomu skrzynki e-Doręczeń?

• Odp. Nie, zalogowanie się na skrzynkę e-Doręczeń jest równoważne odebraniem pisma. Przed wrześniem była procedowana ustawa która miała stanowić iż doręczenie jest faktem w momencie otwarcia pisma. Ustawa jednak nie została procesowana i obecnie już sam fakt zalogowania się odbiorcy na skrzynkę eDoręczeń wiąże się z wygenerowaniem dowodu doręczenia, który dla podmiotu publicznego oznacza jego doręczenie i niesie za sobą odpowiednie skutki prawne.

Czy wg Państwa sposób postępowania z korespondencją z e-Doręczeń ma być analogiczny do e-PUAP w przypadku EZD wspomagającego – czyli zamiana na papier, weryfikacja podpisów (rozumiem, że tutaj poza SIDAS-em) oraz drukowanie dowodów odebrania i dalej w obiegu obowiązuje papier?

• Odp: Tak, ale wbrew sugestii w pytaniu także w stosunku do dokumentów pobranych z e-doręczeń możliwa jest weryfikacja podpisu elektronicznego w samym SIDAS EZD. Z dokumentacją postępujemy zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji, jeśli zatem system pracuje dla danej kategorii spraw w trybie wspomagającym to przesłane dokumenty, załączniki czy dowody doręczenia, nadania, wysłania drukujemy i dołączamy do akt sprawy wraz z potwierdzeniem weryfikacji podpisów elektronicznych pod wnioskami.

P

Pieczęć Elektroniczna w SIDAS EZD:

Czy w SIDAS EZD można używać pieczęci elektronicznej?

• Odp. Tak, pieczęć elektroniczna jest obsługiwana przez SIDAS EZD

Podpisywanie e-Doręczeń:

Czy będzie możliwość podpisywania podpisem kwalifikowanym wysyłki (koperty)?

• Odp. Nie, w systemie e-doręczeń nie podpisuje się koperty. Należy zapewnić podpis bezpośrednio na wysyłanym dokumencie. Jest to zmiana w stosunku do obsługi przesyłek kierowanych na ePUAP.

Dlaczego mając numer PESEL osoby musimy mieć dodatkową daną, aby wyszukać osoby i nadać korespondencję?

• Odp: To są odgórne reguły wyszukiwania w BAE – nie my je ustaliliśmy. Te reguły narzuca wyszukiwarka w BAE – nie mamy na nie wpływu. Ponadto te reguły się zmieniają.

Czy numer PESEL będzie automatycznie dodawany do danych adresata? Czy jest on obowiązkowy przy zakładaniu skrzynki?

• Odp: reguły wyszukiwania w BAE się zmieniają. Pierwotnie można było szukać po PESELu, ale w odpowiedzi BAE ich nie zwracał. Obecnie PESEL jest zapisywany w bazie SIDAS EZD – zasadniczo zapisujemy wszystkie dane jakie otrzymujemy z BAE.

Zwróciłem uwagę, że aby wysłać dokument nie trzeba go było ponownie podpisać – tak jak to jest np. w ePUAP – dokonuje się podpisu bezpośrednio przed  wysłaniem pisma. Czy dobrze rozumiem że wysyłką z WEB eDoręczen jest „z automatu” podpisana profilem osoby która zalogowała się do systemu?

• Odp: Nie, w przeciwieństwie do systemu ePUAP tzw. „koperty” czyli obiektu w który zapakowana jest właściwa korespondencja w systemie eDoręczeń się nie podpisuje. Należy zapewnić podpis bezpośrednio na przekazywanym dokumencie. W procesie przekazywania przesyłki paczki plików są podpisywane podpisem wewnętrznym/technicznym PP SA, ale tylko w celu zapewnienia integralności i potwierdzenia pochodzenia paczki dokumentów (ten podpis widoczny jest podczas weryfikacji pisma przychodzącego w zakładce „Wpływy elektroniczne” w SIDAS EZD, nie ma on jednak nic wspólnego z uwierzytelnieniem przekazywanego pisma. Stoimy na stanowisku, by systemu w jakikolwiek sposób podziałały na użytkownika by uświadamiać go o ważności podpisu. W tym celu przykładowo w SIDAS EZD planujemy dodanie funkcjonalności która w przypadku braku podpisu na jakimkolwiek wysyłanym dokumencie pokaże pewne ostrzeżenie. Jego brak nie jest natomiast powodem nie wysłania dokumentu. W przypadku obsługi przez WEB nie wiemy czy jakiekolwiek zmiany w tym zakresie nastąpią więc trzeba mieć na uwadze, że zwiększa się prawdopodobieństwo iż będzie wpływać do Państwa większa liczba pism nieuwierzytelnionych elektronicznie przez co należy będzie je zwracać

Czy należy weryfikować, kto przysłał dany dokument (bez podpisu). Skąd mamy mieć pewność, że taka osoba ma pełnomocnictwo?

• Odp: To pytanie raczej do radcy prawnego. Prawda jest taka, że większość jak nie niemal wszystkie wnioski wpływające do Państwa za pomocą jakiegokolwiek systemu elektronicznego muszą być uwierzytelnione tj. podpisane. Osobiście znamy wyłącznie zapytanie w trybie dostępu do informacji publicznej które nie wymaga uwierzytelnionego wniosku

Dlaczego Poczta Polska pyta Urzędy czy chcą umowę do e-doreczen?

• Odp: Na stronach https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/pytania-i-odpowiedzi jest wprost napisane:
  „Czy trzeba zawrzeć umowę z operatorem wyznaczonym – Pocztą Polską, żeby uzyskać skrzynkę i korzystać z usługi e-Doręczeń?
  Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) skutkuje automatycznym zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH).” Takie postępowanie byłoby zrozumiałe w przypadku chęci wykorzystania dodatkowych usług oferowanych przez Pocztą Polską np. w zakresie rozszerzonego PUHa, jednakże dla PURDE i PUH wymaganego ustawą także nie rozumiemy takiego postępowania. Prosimy to pytanie kierować bezpośrednio do Ministerstwa.

Proszę o wskazanie przepisu –  braku fikcji doręczenia w ePUAP  po 10 grudnia 2023 r.

• Odp: Uchylenie art. 46 ust. od 3 do 9 KPA od momentu użytkowania e-doręczeń.

Co należy wydrukować do pisma przewodniego z e-doręczeń ?

• Odp:  Poświadczenie wysłania i doręczenia. To drugie najważniejsze – jest w PDF, więc można przeczytać i wydrukować do akt sprawy

Czy na koniec miesiąca będzie możliwość wygenerowanie zestawienia ilościowego wysyłki dokumentów e-Doręczeń?

• Odp: Po pierwsze – poczta polska podeśle zapewne takie zestawienie wraz z fakturą, choć nie wiemy jak szczegółowe. Można także w Rejestrze Pism Wychodzących przefiltrować korespondencją także z wykorzystaniem atrybutów e-Doręczeń.

Czy będą raporty dotyczące wysyłki poprzez e-Doręczenia – aby było można weryfikować z fakturą z Poczty Polskiej ?

• Odp: Tak. Będzie można przefiltrować korespondencję w systemie po formie doręczenia.

Czy znane jest Państwu kwestia RODO po stronie Poczty Polskiej – czy operator będzie znał treść korespondencji?

• Odp: Przepisy zabraniają mu poznawania treści korespondencji. Ustawa nakazuje zachowanie tajemnicy korespondencji. Osobiście umowy z PP nie widziałem, ale w ogóle są głosy że jej nie powinno być, ponieważ operator został wyznaczony ustawą a nie poprzez zawarcie umowy.

Czy koszty wysyłki tradycyjnej ZPO i poprzez e-Doręczenia są takie same?

• Odp: Koszty ZPO bywają różne i wynikają z zawartej umowy urzędu z PP SA. Dla e-doręczeń koszt zawarty jest w Cenniku dostępnym na BIP PP SA https://bip.poczta-polska.pl/repozytorium/

R

Rola Administratora Skrzynki e-Doręczeń:

Czy skrzynka do e-Doręczeń może mieć wielu administratorów?

• Odp. Tak.

S

SIDAS EZD – Baza BAE:

Czy baza BAE w SIDAS EZD jest aktualna?

• Odp. Tak, aplikacja SIDAS EZD łączy się w czasie rzeczywistym z bazą BAE. SIDAS EZD nie przechowuje bazy lokalnie na serwerze EZD – byłaby to operacja niedopuszczalna.

SIDAS EZD – Funkcjonalność Wysyłki:

Czy będzie pokazane jak dodać i wysłać list/wysyłkę nie ze sprawy?

• Odp. Obecnie taka funkcjonalność nie istnieje w systemie. Najprawdopodobniej w przyszłości pojawi się taka możliwość, na ten moment termin udostępnienie tej funkcjonalności nie jest znany.

Czy osoba wysyłająca otrzyma zwrotkę wysłania korespondencji na e-Doręczenia tak samo jak w przypadku platformy ePUAP?

• Odp: Tak, w ogólności nazywamy do dowodami: nadania, wysłania, otrzymania

Czy podobnie jak w ePUAP wysyłka odbywa się co jakiś interwał czasowy czy odbywa się to na bieżąco?

• Odp: Wysyłka obecnie jest realizowana co 1 minutę (z modułu lokalnego MI2) a pobieranie co 2 minuty. W przyszłości z wykorzystaniem usługi subskrypcji pobieranie będzie odbywało się natychmiast po pojawieniu się na skrzynce podmiotu publicznego.

Czy przy wdrożeniu (jeśli taka będzie decyzja po naszej stronie) będzie można skonfigurować system tak, aby dokumenty wysyłane oraz „koperta” były podpisane (tak jak obecnie w ePUAP) przez uprawnioną osobę?

• Odp: Nie. Koperta do systemu eDoręczeń nie może być podpisywana – system tego nie przewiduje, a dodatkowo nie ingeruje w przekazywane pismo. Państwo musicie zapewnić podpis pod właściwym dokumentem. SIDAS EZD automatycznie wymusi podpisanie w przypadku adresata ePUAP i wyśle od razu w przypadku adresata systemu eDoręczęń.

Czy na etapie konfiguracji z SIDAS-em, będzie można wymusić – aby na wyjściu dokument musiał być podpisany?

• Odp: Nie. Nie podpisuje się „kopert” w systemie eDoręczeń. Podpis należy zapewnić dla przekazywanego dokumentu a nie wiadomości.

Czyli tak naprawdę, nie da rady załatwić sprawy tylko pismem przewodnim.

• Odp: Można wysłać wiadomość bez załącznika dokumentu, z tymże metryka dokumentu nie może go wymagać (wymaga zmiany konfiguracji procesu w EZD). Na tyle ile znamy przepisy to dla udzielonej odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej nie jest koniecznym uwierzytelnienie podpisem elektronicznym, wiec wydaje się że samą wiadomością bez podpisu można udzielić odpowiedzi.

Z informacji szkoleniowych wynika że jednocześnie będzie możliwość wysłania 15 e-doręczeń naraz. Pytanie czy będzie tzw. „porcjowanie” wysyłki to znaczy jeśli zadamy więcej niż 15 wysyłek e-doręczeń to czy system będzie w stanie podzielić po 15 szt. i wysłać je w dwóch turach ?

• Odp: Proszę się tym zupełnie nie przejmować. To zasada dotycząca technicznego rozwiązania. Wyobraźmy sobie że dla jednego pisma w systemie SIDAS EZD określamy np. 45 adresatów i wszyscy posiadają adres ADE i dla wszystkich realizujemy przesyłkę PURDE. SIDAS EZD obecnie wyśle 45 razy całość korespondencji za każdym razem dla innego/kolejnego adresata, a istnieje możliwość żeby wysłać tą tylko 3 razy, a dla każdej wysyłki określić po 15 adresatów. To tylko techniczne rozwiązanie, mające na celu ograniczenie liczby i częstotliwości przesyłanych pism do systemu edoręczeń pochodzących z systemów klasy EZD.  Ministerstwo planuje zwiększenie tej liczby do 1000.

Jeśli chodzi o status „Potwierdzenie nie dostarczenia” Urząd ma ponownie wysłać pismo czy jak postępować w tym przypadku ?

• Odp: Jeśli poprzez ePUAP korespondencja nie zostanie doręczona, to nie obowiązuje w nim fikcja doręczenia, zatem następnie należy przesyłkę nadać za pomocą PURDE, a w przypadku braku ADE odbiorcy – tradycyjnie standardową przesyłką rejestrowaną, za pomocą własnych pracowników czy gońców.

Proszę powiedzieć na jaki serwer trafiają bezpośrednio dane z naszego EZD?

• Odp: Z Państwa serwerów korespondencja trafia bezpośrednio do e-Doręczeń. Korespondencja taka nie przechodzi/ nie wykorzystuje serwerów Madkom SA

Co w przypadku wysyłki wielu pism ? jeśli chodzi o wymiar podatku na przykład ? będziemy musieli wszystkie dokumenty osobno wpisywać do SIDAS ?

• Odp. To jest pytanie, które należy kierować do producenta systemu podatkowego. Większość znanych nam dostawców planuje własne rozwiązanie w zakresie integracji. API SIDAS EZD w wersji 4.0 (którego dokumentacja została przekazana integratorom) umożliwia przekazywanie pism z systemów dziedzinowych poprzez SIDAS EZD. W tym zakresie część naszych klientów buduje strategię komunikacji w której takim „hubem” przez którego przepływają wszystkie dokumenty ma być SIDAS EZD. Taki podejście uchroni Państwa przez koniecznością ręcznego rozdzielania korespondencji która powinna trafić do różnych systemów. W tym zakresie system e-doręczeń obecnie nie oferuje żadnego wsparcia. Proszę też pamiętać w tych rozważaniach o raczej znikomym zainteresowaniu osób fizycznych e-doręczeniami w najbliższej „akcji wymiarowej” oraz o dostępnych wyjątkach od komunikacji z systemem e-doręczeń nawet w sytuacji kiedy odbiorca dysponuje ADE o których mowa w art. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Co w przypadku gdy klient nie ma adresu elektronicznego, czy wysyłka odbywa się w tradycyjnym trybie?

• Odp: Tak, mamy prymat e-doręczeń, jeśli ktoś nie ma ADE lub konta w systemie teleinformatycznym takim jak ePUAP, to korzystamy w tym zakresie z innych form doręczenia w tym przesyłki tradycyjnej, kuriera pracownika lub osobiście.

Co realizuje korespondencje? Czy dalej robi to Broker Madkom i ewentualnie jak często się synchronizuje?

• Odp: Korespondencja jest realizowana przez moduł SIDAS MI2. Aplikacja osadzona jest w Państwa środowisku, tak jak SIDAS EZD. Synchronizacja ustawiona jest na jedną minutę.

Czy można łączyć wysyłkę korespondencji tradycyjnej, EPUAP z e-Doręczeniami? Np. jedna korespondencja na wysyłce zastosowanie trzech form?

• Odp: W aktach sprawy to jest jeden dokument, który może zostać skierowany do wysyłki do dowolnej liczby osób z różnymi formami doręczenia. Należy uważnie przemyśleć jednak sposób przygotowania korespondencji, ponieważ:
  • Dla tradycyjnej musimy ją wydrukować i podpisać tradycyjnie
  • Dla przesyłki na ePUAP system SIDAS EZD wymusi podpisanie koperty z przesyłką co z reguły jest wystarczające
  • Dla przesyłki PURDE system nie wymusi podpisy więc podpis należy zapewnić bezpośrednio dla korespondencji.
• Wydaje się że w praktyce docelowo ostateczny format pliku najbezpieczniej będzie przygotowywać w pliku PDF, bowiem:
  • Można go wydrukować
  • Można go podpisać i przesłać zarówno poprzez PURDE jak i PUH (w przyszłości)
  • Można go przesłać jako załącznik do przesyłki na ePUAP

Czy jest możliwość stworzenia korespondencji wychodzącej, która będzie wymagała dołączenia podpisanego dokumentu?

• Odp: Nazwa może zawierać duże litery i polskie znaki. Odsyłam w tym zakresie do regulaminu usługi PURDE https://bip.poczta-polska.pl/repozytorium/

W

Wysyłanie e-Doręczeń:

Co w sytuacji gdy skrzynka do e-Doręczeń będzie już aktywna, czy będzie można wysyłać jednocześnie z poziomu e-Doręczeń jak i SIDAS EZD?

• Odp. Decyzja o sposobie wysyłania należy do Państwa, jednak zalecamy stosowanie jednej drogi wysyłki, co zapewni kontrolę nad korespondencją wychodzącą i jej rozliczalność.

Wysyłka Hybrydowa w SIDAS EZD:

Jak wygląda wysyłka przez Publiczną Usługę Hybrydową przez SIDAS EZD?

• Odp. Wysyłka w trybie PUH będzie wyglądać bardzo podobnie jak w trybie PURDE, różnica będzie w dokonaniu wyboru formy wysyłki oraz opcjonalnie ustawieniu dodatkowych parametrów wydruku przesyłki.

Co w sytuacji, gdy nastąpi awaria systemu?

• Odp: Jeśli SIDAS EZD to można wysłać poprzez stronę gov.pl jeśli wysyłka jest pilna. W przypadku e-Doręczeń w sytuacji gdy wysyłka nie może czekać to pozostają pozostałe formy doręczenia przewidziane przez KPA w szczególności wysyłka tradycyjna czy własny pracownik lub kurier – problemy techniczne to powód do użycia innej formy doręczeń niż PURDE.

Z

Zasady Odpowiadania w e-Doręczeniach:

Czy w przypadku otrzymania pisma z systemu e-Doręczeń pracownik będzie musiał odpowiedzieć tą samą formą?

• Odp. Zasadniczo tak, z wyjątkami określonymi w art. 6 ustawy o e-Doręczeniach.