Tryb EZD już wkrótce ?

Coraz częściej padają pytania od użytkowników systemu SIDAS EZD naszego autorstwa jak i od potencjalnych klientów o to, kiedy nastąpi obowiązek pracy w trybie EZD zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną oraz Ustawą z dnia 14 lipca 1983.r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Odpowiedź na tak zadane pytanie, choć wydaje się prosta, wcale taka nie jest. Dlaczego? W tym wpisie spróbuję to wyjaśnić.

Obecnie obowiązująca Instrukcja Kancelaryjna nie wprowadza obowiązku prowadzenia spraw w trybie elektronicznym, a jedynie dopuszcza takie postępowanie. Przywiązanie do papieru powoduje kuriozalne sytuacje, gdzie nawet w przypadku otrzymania przez urzędników korespondencji elektronicznej za pośrednictwem ePUAP, – ta jest drukowana i procedowana w tradycyjnej formie. Posiadając system klasy EZD np. SIDAS EZD, można takim sytuacjom zapobiec i z łatwością przejść na tryb EZD w wybranym przez urząd zakresie , przygotowując odpowiednie składy chronologiczne oraz ograniczając ilość papieru, pieczątek, kopert itd.)

Nadchodzące zmiany w przepisach prawa dotyczących doręczania pism (tzw. e-Doręczenia) – będą dotyczyć obligatoryjnie JST i ich związki od 1 stycznia 2024r. i w praktyce spowodują wymóg procedowania spraw w formie elektronicznej, ale formalnie nadal nie istnieje prawny wymóg stosowania trybu EZD. Trudno przecież wyobrazić  sobie sytuację, w której pracownicy Urzędów będą pracować na dokumentach wytwarzanych tradycyjnie i będą je wysyłać „ręcznie” za pomocą aplikacji online udostępnionej na stronach gov.pl oraz biznes.gov.pl. Taki sposób pracy podwoi obowiązki pracowników JST. A łatwo można temu zapobiec wdrażając system klasy EZD dla którego są już udostępnione interfejsy umożliwiające automatyczne pobieranie jak i wysyłanie pism do systemu e-Doręczeń.

Dodatkowo sprawę trybu EZD komplikują pisma adresowane do JST z urzędów centralnych, które są redagowane w sposób sugerujący obligatoryjne przejście na EZD w możliwie krótkim czasie i wskazujące pewne rozwiązania jako preferowane.

Na korytarzach JST słychać co jakiś czas, że trwają prace nad zmianami Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących działania publiczne polegające na projekcie jej znowelizowania i wpisania trybu EZD jako obligatoryjnego – kiedy to się stanie? Nie wiadomo, jednak jak to wynika z analizy powyżej to nieuchronne i konieczne.

Tryb EZD w najbliższej przyszłości? Najpewniej tak, a co za tym idzie warto wdrożyć system klasy EZD w trybie wspomagającym lub mieszanym tak aby być gotowym na rewolucję, która nas  czeka, a wdrożenie aplikacji dedykowanej JST, a nie administracji rządowej daje pewność działania zgodnie z zasadami obowiązującymi samorządy. Wybierając system warto mieć na uwadze sposób wdrożenia oraz doświadczenie kadry szkoleniowców, którzy jako specjaliści w swojej działalności gwarantują szybkie uruchomienie systemu bez paraliżu organizacji w której aplikacja jest wdrażana.

 

Polecane wpisy

Kontakt

Masz pytania? Chcesz zrealizować projekt lub dowiedzieć się więcej na temat naszej oferty?

     

    Wysyłając wiadomość za pośrednictwem formularza kontaktowego wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych zgodnie z obowiązująca na stronie Polityką Prywatności.