Jak weryfikować oferty wykonawców w zamówieniach publicznych?

Od 18 października 2018 r. zgodnie z ustawą o PZP oferty składane w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego powyżej progów unijnych muszą być realizowane w sposób elektroniczny i zatwierdzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W ramach realizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnego z ustawą o PZP wykonawca musi zatwierdzić swoją ofertę kwalifikowanym podpisem elektronicznym na etapie jej składania. Oferta składana w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinna być podpisana przez osobę lub osoby do tego upoważnione. Obowiązkiem zamawiającego jest to zweryfikować. Pomocne są ogólnodostępne informacje zawarte rejestrze KRS lub CEiDG, które dają możliwość sprawdzenia w nich danych wykonawcy i dodanie dokumentów potwierdzających dane na dzień weryfikacji np. wpisu do ewidencji do dokumentacji postępowania. Dodatkowym dokumentem, które można dodać do dokumentacji jest elektroniczne poświadczenie weryfikacji (EPW), które można uzyskać wykonując weryfikację za pomocą usługi weryfikacjapodpisu.pl. Poświadczenie zawiera dane identyfikacyjne podpisującego przypisane do jego certyfikatu. Podpis kwalifikowany stanowi elektroniczny odpowiednik podpisu odręcznego i zawiera wszystkie jego najistotniejsze cechy, tzn. :

• potwierdza jednoznacznie tożsamość osoby podpisującej – jest indywidualnie przypisany do podpisującego i zawiera unikalne atrybuty jego tożsamości,
• uniemożliwia zaprzeczenie faktu podpisania – zgodnie z rozporządzeniem eIDAS podpis elektroniczny ma identyczną moc prawną jak podpis złożony własnoręcznie na dokumencie papierowym,
• jest ściśle powiązany z treścią, która została podpisana, dzięki temu uniemożliwia wprowadzenie jakichkolwiek, niezauważalnych zmian w podpisanym dokumencie pod ryzykiem utraty integralności treści i podpisu.
• jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego oraz opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Podstawą funkcjonowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest kwalifikowany certyfikat, który jest wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usługi certyfikacyjnej. W certyfikacie kwalifikowanym znajdują się obowiązkowo: identyfikator certyfikatu, dane osobowe podpisującego, okres ważności certyfikatu, a także dane pozwalające na weryfikację podpisu elektronicznego. Za prawidłowe umieszczenie i potwierdzenie danych zawartych w certyfikacie odpowiada wystawca certyfikatu. Kwalifikowany certyfikat zawiera imię i nazwisko podpisującego oraz numer identyfikujący, może to być numer PESEL lub numer dokumentu tożsamości, ale może to być również inny numer unikalny w obrębie danego wystawcy certyfikatów. W przypadku certyfikatów wydawanych na terenie Polski jest to numer PESEL.

Certyfikat kwalifikowany zawiera także szereg dodatkowych atrybutów, które są automatycznie weryfikowane przez oprogramowanie. Ważnym atrybutem jest informacja o tym, czy podpisy złożone tym certyfikatem zostały utworzone przy użyciu kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego.

Podpis kwalifikowany można uzyskać u kwalifikowanych dostawców usług zaufania lub ich partnerów. Proces uzyskaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego towarzyszy przedłożenie wymaganych dokumentów oraz potwierdzenie tożsamości w jednym z punktów.

Dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego dysponujemy niepodważalnym dowodem złożenia oferty przez ściśle określona osobę.