Jak używać podpisu elektronicznego?

Na wstępie warto powiedzieć czym jest podpis elektroniczny. Bo nie możemy mówić o podpisie elektronicznym jeżeli mamy na myśli sporządzenie i dodanie znaku graficznego ze wzorem naszego podpisu do dokumentu. Podpis elektroniczny to narzędzie, które pozwala powiązać dokument z samym podpisem i potwierdzić za jego pomocą naszą tożsamość. Podpis elektroniczny zawiera dane identyfikujące. W Polsce jest to imię, nazwisko oraz numer PESEL. Wyróżniamy także kwalifikowany podpis elektroniczny, którego wystawcą w Polsce jest jeden z pięciu kwalifikowanych dostawców usług zaufania (Certum, Cencert, Eurocert, PWPW i KIR) i składa się go przy pomocy specjalnego urządzenia lub aplikacji.

Nadal uważa się, ze największą pewność zapewnia odręczny podpis złożony na dokumencie papierowym. Co jest oczywiście prawdą, ale w obecnych czasach nie jest to rozwiązanie doskonałe, a papier sam w sobie jest coraz rzadziej wykorzystywany. W końcu podpis odręczny to najprościej mówiąc znak graficzny, który można w prosty sposób podrobić, zwłaszcza jeżeli posługujemy się skanem lub inną formą cyfrową dokumentu. Co ważne to kwalifikowany podpis elektroniczny posiada tzw. pełną moc prawną i jest równoznaczny z podpisem złożonym odręcznie. Dlatego stanowi doskonałą alternatywę dla potwierdzenia dokumentów, czasu złożenia podpisu oraz zachowania ich integralności i dodatkowego zabezpieczenia przed ewentualnymi zmianami.

Czy podpis elektroniczny jest bezpieczny?

Podpis elektroniczny w chwili obecnej jest już na tyle bezpiecznym i powszechne stosowanym rozwiązaniem, że możemy zasadniczo bez przeszkód kontaktować się i realizować swoje sprawy w kontakcie z urzędem, skarbówką lub ZUS.  Samych wytworzonych profili zaufanych – umożliwiających realizację spraw w administracji publicznej – na dzień 9 kwietnia 2020 r.  mamy ponad 6 milionów. A z czasem przyrasta tego coraz więcej. Także w czasie obecnej epidemii, gdzie cyfrowana forma i możliwość realizacji zadań w domu z własnego komputera jest tak cenna.

Coraz częściej sam podpis lub jego elementy są wykorzystywane także w biznesie.
Prowadzenie firmy z podpisem elektronicznym jest znacznie prostsze i pozwala zaoszczędzić wiele czasu, który przeznaczaliśmy do tej pory na wizyty w urzędach, stanie w kolejkach i ręczne wypełnianie wniosków oraz dokumentów.

Nasze prawo jest w pełni gotowe na cyfryzację, całość normują i chronią zapisy  rozporządzenia eIDAS oraz implementująca to rozporządzenie na gruncie Polski – Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

Kiedy używać podpisu elektronicznego ? 

W kwestii używania podpisu elektronicznego dla celów przesyłania deklaracji podatkowych istotne są również rozporządzenia wykonawcze, na przykład Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone

Kolejnym elementem, który ustala zasady oraz formę wykorzystania podpisu elektronicznego jest ustawa o zamówieniach publicznych. Od 18 października 2018 r. oferty składane w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego powyżej progów unijnych muszą być realizowane w sposób elektroniczny i zatwierdzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Gdzie stosuje się podpis elektroniczny?

Praktykowane jest wykorzystywanie podpisu elektronicznego w szczególności do:

• składania e-deklaracji podatkowych,
• składania e-deklaracji ZUS,
• podpisywania faktur elektronicznych,
• podpisywania umów,
• składania pism, podań i innych formularzy rejestracyjnych m.in. do jednostek takich jak: sądy, KRS, CEIDG, GIODO, urząd patentowy oraz innych urzędów administracji publicznej,
• składania ofert w przetargach.

A także do realizacji:

• faktur elektronicznych,
• umów handlowych,
• rejestracji działalności gospodarczej,
• pism procesowych w sądowym postępowaniu upominawczym,
• e-deklaracji podatkowych.

Jak w praktyce wygląda użycie e-podpisu?

Po dokonaniu zakupu – przejściu procesu weryfikacji tożsamości, podpisaniu umowy i uzyskaniu certyfikatu nabywca otrzyma dodatkowe narzędzia do składania podpisów najczęściej składające się z:

• karty kryptograficznej (z zapisanym na niej prywatnym kluczem) z czytnikiem lub tokenem,
• oprogramowania umożliwiającego nawiązanie współpracy karty z komputerem poprzez czytnik lub token.

Użycie podpisu następuje poprzez wydanie komputerowi polecenia złożenia podpisu elektronicznego, co prowadzi do obliczania tzw. skrótu podpisywanego dokumentu. Jest on określany indywidualnie dla danego dokumentu. Następnie przy użyciu otrzymanego oprogramowania następuje szyfrowanie kluczem prywatnym i dokument z podpisem elektronicznym przesyłany jest do adresata.

Czy podpis elektroniczny jest niezbędny ?

Obecnie ZUS i urzędy skarbowe (oraz szereg innych instytucji) umożliwiają podatnikom składanie formularzy w postaci elektronicznej bez konieczności posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Przykładowo przy składaniu popularnych deklaracji podatkowych jak np. PIT-36, PIT-37 czy VAT-7 przedsiębiorcy w celu weryfikacji elektronicznej wysyłki mogą wykorzystać dane o kwocie przychodu z deklaracji podatku dochodowego składanej w roku poprzednim.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych również umożliwił składanie formularzy elektronicznie bez sygnowania ich przy pomocy kwalifikowanego podpisu. Wymagane jest jednak założenie profilu zaufanego, który można w prosty sposób aktywować za pomocą bankowości elektronicznej. Umożliwia on złożenie tzw. podpisu zaufanego.

Jak widać nie zawsze musimy od razu sięgać po pełny podpis kwalifikowany, aby zacząć korzystać z elektronizacji. Natomiast kwalifikowany podpis elektroniczny daje nam pełny wachlarz możliwości do wykorzystania w obrębie usług zaufania powiązanych z podpisem elektronicznym.