Profil zaufany a podpis elektroniczny – jaka jest różnica pomiędzy nimi?

Internet pozwala nam na realizację wielu spraw zdalnie. Jako poświadczenie dokumentów, wniosku lub dyspozycji wykorzystujemy jedną z form podpisu elektronicznego.
Dwa najpopularniejsze rodzaje podpisu elektronicznego to Kwalifikowany podpis elektroniczny oraz Profil Zaufany ePUAP.

Co zatem różni podpis elektroniczny od profilu zaufanego?

Profil zaufany ePUAP

Profil zaufany jest podpisem potwierdzającym tożsamość w przypadku kontaktów on-line z urzędami. Jest powiązany wyłącznie z naszym numerem PESEL a wystawcą Profilu Zaufanego jest podmiot niekomercyjny, którym jest dokładnie Ministerstwo Cyfryzacji.

Główną platformą na której korzystamy z profilu zaufanego jest ePUAP.

Z pomocą profilu zaufanego można np. zarejestrować nową działalność gospodarczą, zmienić dane firmy w CEIDG lub zgłosić zawieszenie lub likwidację przedsiębiorstwa.

Załatwić sprawy w ZUS, takie jak np. zgłoszenie i wyrejestrowanie ubezpieczonych, otrzymanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek.

Dzięki niemu załatwimy drogą on-line również sprawy cywilne takie jak np. zgłoszenie urodzenia dziecka, wypełnienie formalności związanych z zawarciem małżeństwa, rejestracją samochodu czy złożeniem wniosku o dowód osobisty.

Aby założyć profil, wystarczy wejść na stronę serwisu pz.gov.pl i założyć konto on-line. Następnie należy udać się do jednego z punktów wskazanych na stronie, aby potwierdzić swoją tożsamość dowodem osobistym. Placówki potwierdzające weryfikacje to urzędy gmin, ZUS lub urząd skarbowy.

Drugim ze sposobów na uzyskanie Profilu Zaufanego jest złożenie wniosku przez bankowość elektroniczną. Coraz więcej banków posiada taką możliwość. Dokładna lista banków znajduje się na stronie serwisu pz.gov.pl. Skorzystanie z bankowości to najprostszy i najszybszy sposób ze względu na to, że bank w którym jesteś klientem zweryfikował już twoją tożsamość. Pozwoli to na ominięcie dużej części formalności i skrócenie procesu dosłownie do kilku minut.

Ważność profilu zaufanego to 3 lata. Przedłużenie jest możliwe w trakcie ważności konta. Można to zrobić samodzielnie poprzez stronę internetową bądź odwiedzając dowolny punkt potwierdzenia PZ. W innym przypadku po upływie 3 lat konto wygasa i by móc korzystać z profilu zaufanego konieczne jest złożenie nowego wniosku.

Kwalifikowany Podpis elektroniczny

Jest to  zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Podpis kwalifikowany to dane, pozwalające na identyfikację konkretnej osoby w postaci elektronicznej, równoważne z odręcznym podpisem.

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma szersze zastosowanie, ponieważ z jego użyciem można zarówno załatwić sprawy urzędowe na platformie ePUAP, biznesowe oraz prywatne.

Podpis elektroniczny, którym podpisywana jest treść (zawartość informacyjna) dokumentu, może być podpisem wewnętrznym (otoczonym), otaczającym, lub zewnętrznym (odrębny plik). Np. podpisem zewnętrznym można podpisać dosłownie każdy plik (np. .doc, .pdf, .jpg, avi itd.), natomiast podpis wewnętrzny sprawdza się najlepiej w przypadku plików typu Portable Document Format (pdf)

Aby zostać użytkownikiem kwalifikowanego podpisu elektronicznego który jest w przeciwieństwie do profilu zaufanego narzędziem komercyjnym, należy zgłosić się do certyfikowanych dostawców nadzorowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji. Wszyscy dostawcy znajdują się na liście Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert). Podpis można także wyrobić u dostawcy kwalifikowanego w dowolnym kraju UE.

Aby korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, konieczne jest zakupienie odpowiedniego urządzenia odczytującego karty z certyfikatem oraz instalacja oprogramowania dostarczanego przez kwalifikowanego wystawcę certyfikatu.

Na rynku są już także dostępne podpisy, które nie wymagają fizycznego urządzenia i bazują wyłącznie na oprogramowaniu instalowanym na smartfonie lub innym urządzeniu inteligentnym.

Ważność podpisu to w zależności od pakietu od 1 do 3 lat. Po tym czasie należy przedłużyć swój podpis na kolejny okres czasu.

Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS Zaawansowany podpis elektroniczny musi spełniać następujące wymogi:

a) jest w sposób unikalny przyporządkowany podpisującemu;
b) umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego;
c) jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą; oraz
d) jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna

Różnice pomiędzy profilem zaufanym a podpisem elektronicznym

Zarówno profil zaufany jak i podpis elektroniczny mają za zadanie potwierdzić tożsamość osoby składającej podpis, to zasadniczo różnice pomiędzy tymi podpisami są znaczące.

Profil zaufany nie jest komercyjny i jego wystawcą jest Ministerstwo Cyfryzacji, dlatego służy on wyłącznie do kontaktów z urzędami. Z zasady jest ogólnodostępny dla każdego i bezpłatny.

W przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego jego zastosowanie jest znacznie szersze i nie jest w żaden sposób ograniczone, można wykorzystać podpis do celów prywatnych, biznesowych a także do kontaktu z administracją publiczną. dzięki rozporządzeniu eIDAS podpis ten możemy wykorzystać na terenie całej Unii Europejskiej. W tym przypadku wystawcą jest jedno z kwalifikowany centrów certyfikacji, które musi spełniać szereg wymogów oraz regularnie przechodzić audyt potwierdzający certyfikację.

Obie formy podpisu elektronicznego zawierają dane właściciela oraz jego numer PESEL jako indywidualny identyfikator, dlatego należy dbać o bezpieczeństwo swojego podpisu i nie wolno udostępniać go innym użytkownikom. Obie formy ułatwiają również załatwianie spraw urzędowych. Podpis kwalifikowany pod względem skutków prawnych jest uznawany za równoważny z podpisem własnoręcznym. Profil Zaufany nie posiada już takich właściwości.

Czy posiadanie profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego jest korzystne?

Największą korzyścią z posiadania podpisu elektronicznego jest możliwość załatwiania spraw zdalnie. Czy to urzędowych, czy biznesowych. Podpis daje możliwość ominięcia kolejek, nie tracenia czasu na dojazdy i wypełnianie dokumentów papierowych.
Dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym  mają pełną moc prawną i są jednoznaczne z naszym odręcznym podpisem. Dlatego coraz większa liczba platform administracyjnych umożliwia korzystanie z nich i realizowanie wielu spraw przez Internet. To samo dotyczy obszaru B2B, który otwiera się na podpisy elektroniczne.